Siempre tenemos reuniones…. para planificar, para ver formas de colaborar, para crear nuevos proyectos, para para para……. un sin fin de temas.
Así, que vamos a ver si podemos hacerlas más eficientes y prácticas 😉
¿Cómo animar una reunión?
Ø Cómo obtener éxito de una reunión.
a Hacer un esquema:
§ Tema y objetivo a conseguir.
§ Puntos a resaltar. Soluciones posibles.
§ Asistentes probables y sus características.
a Planear la reunión:
§ Programa: Qué se dirá y como se dirá.
§ Horario a mantener.
§ Prevenir preguntas e información necesaria, así como posible discusión.
a Prevenir los detalles:
§ Lugar, hora, material, copias, filmes, pizarra…
§ Citaciones e información precisa.
§ Comodidad en el ambiente material.
a Promover la actuación posterior:
§ Seguir el curso de las decisiones adoptadas.
§ Informar a los interesados.
§ Controlar la ejecución de lo acordado.
§ Agradecer la colaboración.
Ø Cómo conducir una reunión.
a Iniciación.
§ Comienzo puntual y amistoso.
§ Exposición del objetivo de la reunión.
§ Anunciar los puntos de discusión y el modo de llevarla.
a Presentación del tema a tratar.
§ Concretar los hechos y lanzar la discusión.
§ Hacer participar a todos.
§ Estimular, sugerir y preguntar ideas.
§ Coordinar los puntos de vista.
§ Mantenerse en el tema y horario.
a Conducción de la discusión.
§ Animarla, concretar frecuentemente.
§ Pedir colaboración y repartir responsabilidad.
§ Utilizar adecuadamente las ayudas e información preparada.
§ Conducir “deportivamente”.
a Resumen y clausura.
§ Enumerar los acuerdos o decisiones tomadas.
§ Obtener plan de acción y responsables.
§ Fecha de la nueva reunión, si se precisa.
§ Fomentar la cordialidad y terminar a la hora.
Ø Cómo evaluar una reunión.
a ¿Cómo he estado en la preparación de la reunión (hora, pizarra, documentos, contenido…?
a ¿Se ha comenzado a la hora?
a ¿Todos los miembros han participado en la discusión?
a ¿He evitado ser autócrata, favoreciendo la presentación de ideas y su libre discusión?
a ¿He mantenido la conversación sobre el tema, evitando hábilmente las digresiones?
a ¿Me he abstenido de tomar parte en las controversias?
a ¿He utilizado frecuentemente preguntas que llevasen el tema hacia delante?
a ¿He evitado discutir sobre opiniones e ideas que el grupo manifestaba?
a ¿He resumido leal y brevemente los puntos de acuerdo y desacuerdo que el grupo manifestaba?
a ¿He conducido constantemente el hilo de la reunión sin perderlo en ningún momento?
a ¿He controlado mis gestos y mi actitud ante la reunión?
a ¿He llevado al grupo a una conclusión y se ha elaborado un plan de acción en común?
a ¿Se ha trazado un resumen de la discusión y de las decisiones adoptadas?
a ¿La reunión ha terminado a su hora?
