Cómo llevar una reunión

Reconozco que disfruto de muy pocas reuniones (vamos que me dan por saco)

No creo que sean malas (no pegan ni nada) pero se les tiene en muy alta estima, y hay quienes piensan que se puedo hacer de todo y hablar de un millón de temas. Por eso ya había hablado en otra ocasión, de preguntas qué debes hacerte antes de organizar una reunión. Y al igual que aquella entrada esta va ser también “rápida”.

Hoy os comparto “cómo llevarla” o al menos lo que no hace que se me desencaje el cuello durante las mismas ;O)

 

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Imagen de StartupStockPhotos en Pixabay 

 

Comienzo

  • Comienzo puntual (salvo un par de minutos de cortesía)
  • Rompe el hielo con algo relajado (no entres “a matar”)
  • Exposición del objetivo de la reunión.
  • Anunciar los puntos de discusión y el modo de llevarla (se va a votar, se harán cosas “en casa”, alguna información que dar…)

 

Presentación del tema central a tratar (de lo que va la reunión)

  • Concretar los hechos y guiar la discusión (sigue los puntos)
  • Hacer participar al resto (no monopolices)
  • Estimular, sugerir y preguntar ideas.
  • Coordinar los diferentes puntos de vista.
  • Mantenerse en el tema y horario (las reuniones de más de 60 minutos son tediosas y las de más de 90 minutos se llaman concilios…)

 


Vamos terminando

  • Ve cerrando los puntos tratados (no te vayas por las ramas)
  • Repartir responsabilidades y tareas para cuando se acabe (recomiendo anotarlo en el acta y luego pasarla a las personas asistentes. Así tenemos claro quién hará qué)
  • Resume lo más importante.
  • Despedida (habéis superado LA REUNIÓN).

 

Un petición: Aunque la reunión sea online y estés en pijama de cintura para bajo y en caso, acótalas. Las personas tenemos vida (o eso dicen) ¡POR FAVOR sed breves!

Cómo es la actitud personal en el grupo 

Esta dinámica se puede realizar después de una reunión, después de una actividad concreta que el grupo haya realizado, o después de un determinado tiempo de trabajo, cuando se quiere hacer una evaluación.

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Imagen de mohamed Hassan en Pixabay 

Objetivo

  • Evaluar las actitudes y comportamientos de un grupo, ya sea en las reuniones como en las actividades concretas que el grupo se propone realizar.

Desarrollo

Se da a cada integrante la siguiente hoja de evaluación, y que valora de cada aspecto del 1 al 5.

Cada integrante completa su hoja de evaluación, marcando la intensidad con la que cree ha estado participando en el grupo y en las actividades que éste se propone evaluar.

Después del tiempo establecido, cada persona presenta al grupo lo que considera fue su forma de participación y actitud con el grupo, las demás personas valoran lo que se va presentando.

HOJA DE EVALUACIÓN

(Escala de 1 a 5: Nunca, muy poco, a veces, a menudo, mucho)

Interés por la tarea encomendada.

Muestra apatía y poca responsabilidad frente al trabajo del grupo.

Toma iniciativa

Aporta ideas nuevas al grupo

Tiene una actitud de cooperación eficaz.

Individualista, actitud competitiva.

Constancia y permanencia en la vida del grupo.

Nunca está a tiempo para las sesiones, aparece y desaparece.

Hace trabajar al grupo.

Obstaculiza el trabajo en común.

Integrado al grupo.

No logra integrarse al grupo.

Invita y es sensible a la participación de otros.

Se da poca cuenta de lo que otros miembros del grupo sienten.

Sabe escuchar.

Interrumpe, le cuesta aceptar opiniones ajenas.

Es un factor de cohesión en el grupo.

Crea dificultades y conflictos.

Es como la conciencia crítica del grupo. Hace avanzar al grupo como tal.

Es pasivo frente a lo que vive el grupo.

Busca soluciones cuando el grupo enfrenta conflictos y/o problemas.

No aporta en los momentos difíciles.

Propone ideas nuevas y estimula al grupo

Agradable y ayuda al clima en el grupo.

Interrumpe a los otros cuando hablan.

Piden informaciones, clarificaciones.

Escucha con atención a los otros.

Hace comentarios sobre la marcha del grupo.

Defiende sus ideas, sus opiniones personales.

Anima la participación de los otros.

Acepta hacer compromisos.

Verbaliza sus sentimientos, expresa sus reacciones personales.

Resume y relaciona las intervenciones.

Restablece la calma en períodos de confusión o desorden.

Por su intervención o actitudes suscita conflictos.

Hace proposiciones de conciliación.

Como variante, yo suelo poner los diferentes aspectos por las paredes y reparto gomets o rotuladores de colores al grupo para que indiquen sobre ellas cómo se han comportado y que luego lo maticen en evaluación conjunta.

Intervención…

“Intervención” es un concepto muy abierto y, en la mayoría de ocasiones, muy difuso. Lowy (1983) lo define como una acción profesional (cualificada) sobre un sistema social, derivada de un diagnóstico social y a través de medios adecuados y destinada al cambio.

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Imagen de Bob Dmyt en Pixabay 

Pérez Serrano y Martín González (1987) señalan que el objetivo de la intervención socioeducativa no es otro que el de favorecer que las personas se descubran, y participen en la vida del grupo y de la sociedad intentando la mejora de la calidad de vida; es decir, consistiría en suscitar grupos funcionales de la ciudadanía capaces de ser agentes activos y responsables de su propio progreso, usando para ello todos los medios.

La intervención constituye un sistema organizado de acciones para lograr cambios de tipo social y estructural, a través de la distribución de los recursos (humanos, tecnológicos, económicos, materiales, etc.), distribuidos en una organización o comunidad de acuerdo con diferentes reglas formales e informales. El aspecto sustancial de la intervención no es otro que la intención de cambio; es decir, el propósito de modificar una situación individual, grupal o comunitaria o externa.

Este cambio según Watzlawick (1986) puede ser de dos tipos:

  1. De primer orden aquel que altera un elemento del sistema (individuo) o su situación dentro de él, pero sin alterar el sistema en su conjunto.
  2. De segundo orden, que alteran la relación entre los elementos de un sistema.

Es necesario desarrollar un conjunto de intervenciones válidas en las que se produzcan, a la vez, los dos tipos de cambios (individuales y estructurales). Para crear situaciones, circunstancias y sistemas sanos en las que los sujetos sean capaces de desarrollarse, es necesario operar sobre:

  • Personas, que tienen una necesidad, abordándola en su globalidad y complejidad.
  • Situaciones, haciendo referencia a la interacción y las dinámicas relacionadas que se generan entre las personas.

No se debe olvidar que toda intervención persigue un cambio que debería realizarse simultáneamente tanto sobre la persona, grupo, comunidad, institución (primer orden), como sobre las relaciones entre éstos (segundo orden).

Una de las condiciones para realizar “el cambio” debería ser operar sobre la situación, y desde ella.

Cualquier intervención psicológica, social, educativa… que se precie, debe basarse en una teoría que la fundamente con todo rigor, en unos métodos y unas técnicas que le permitan ser eficiente a la hora de ofrecer respuesta.